Выдержка из работы:
ВВЕДЕНИЕ
Тема дипломной является актуальной, поскольку специфика работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда работников. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство в структуре коммерческой организации на юридическом, нормативно-правовом, организационно-управленческом уровнях, зависит успех деятельности коммерческой организации в целом. Деловая и отчетная информация, связанная с содержанием деятельности к коммерческой орга-низации, представляется в виде различной документации.
Основные задачи делопроизводства в коммерческой организации – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обес-печение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процес-сов. Сейчас предлагаются различные средства автоматизации, в том числе, и для структурирования документации. Это программное обеспечение, кото-рое позволяет организовать работа в различных электронных системах. Особенностью таких программ являются встроенные дополнительные воз-можности ? для наполнения, хранения, поиска, отбора, использования ад-министративной и любой другой информации.
………………………
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОД-СТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗА-ЦИИ
1.1 Нормативно-методическая база по организации делопроиз-водства в коммерческих организациях
В настоящее время делопроизводство является значимой отраслью административно-управленческой деятельности коммерческой организации. Данный процесс охватывает две крупные системы: документирование и ор-ганизацию работы с документами. Процесс документирования представляет собой механизм фиксации на различных носителях информации различных данных, необходимых для производственной и управленческой деятельно-сти коммерческой организации. После документирования основной инфор-мации осуществляется последующая работа с созданным документом, кото-рая основывается на трех основных блоках: документооборот, использова-ния документа и оперативное хранение .
Делопроизводство представляет собой такой процесс, который затра-гивает различные стадии работы с документацией. Делопроизводство сопо-ставляют с понятием документооборота, тем не менее данная понятия не идентичны, хотя находятся в тесном соприкосновении между собой. Доку-ментооборот является лишь отдельной стадией работой с документацией, которые находятся между этапами создания документа и его архивирова-ния . Обозначим следующие основные виды делопроизводства:
- общее, подразумевающее необходимость ведения общих докумен-тов;
- специальное, подразумевающее собой работу с конкретными бумага-ми, к примеру с документами по управлению кадрами, бухгалтерскими до-кументами, секретной документацией и т.д.
В действующем законодательстве содержится значительное количе-ство обязательных для исполнения норм, правил и требований к документи-рованию деятельности организаций, к оформлению тех или иных видов до-кументов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области дело-производства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями .
В качестве основных нормативно-правовых актов можно назвать сле-дующие:
? Гражданский кодекс Российской Федерации, который регламен-тирует правовые основы оказания информационных услуг ;
? Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федера-ции», который регулирует отношения в сфере организации хранения, ком-плектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов ;
? Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» , который содержит порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и массивы информации, по-рядок правовой защиты информации и т.д. Органы всех уровней власти в Российской Федерации должны представлять документированную инфор-мацию органам и организациям, которые ответственны за формирование и использование государственных информационных ресурсов;
? Федеральный закон «Об электронной подписи» , который уста-навливает условия использования цифровой подписи в электронных доку-ментах;
? государственные стандарты.
Вопросы правового регулирования использования информационных технологий на факультете дополнительного образования нашли отражение в следующих основных федеральных нормативно-правовых актах:
? Федеральный закон № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года «Об ин-формации, информационных технологиях и о защите информации»;
? Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персо-нальных данных»;
? Указ Президента РФ № 203 от 09 мая 2017 года «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы»;
? нормативно-правовые акты Правительства РФ, министерств и ведомств, регулирующие отдельные направления ЭДО – по аналогии с фе-деральным законодательством, но в целях его исполнения и более конкрети-зировано. Например, к компетенции ФНС РФ отнесено утверждение форм и требований к документам, предоставляемым для совершения регистраци-онных действий, для сдачи отчетности, для получения госуслуг по линии налоговой службы;
? региональное законодательство. Оно ограничено территори-альным действием и, как правило, касается вопросов электронного вза-имодействия с региональными и местными органами власти .
1.2 Основные принципы организации документооборота
Документы в обеспечении управления коммерческой организации позволяют:
- осуществлять управление упорядоченно, эффективно и подотчетно;
- последовательно и беспристрастно предоставлять государственные (муниципальные) услуги;
- документировать процесс принятия управленческих решений;
- обеспечивать согласованность и непрерывность управленческой дея-тельности;
- повышать эффективность оказания государственных (муниципаль-ных) услуг;
- соблюдать требования законодательства, в том числе в области ар-хивной, аудиторской и надзорной деятельности;
- защищать интересы коммерческой организации и права сотрудников;
- предоставлять документированные доказательства оказания государ-ственных (муниципальных) услуг и др.
Делопроизводство обеспечивают следующие взаимосвязанные эле-менты:
1) документирование – это запись информации на носителе в соот-ветствии с установленными правилами;
2) документооборот – это движение документов с момента их со-здания до момента завершения исполнения или отправки;
3) управление документами – это деятельность, которая обеспечи-вает реализацию единой политики и стандартов в отношении документаль-ного фонда управления коммерческой организацией .
Надлежащим образом организованный процесс делопроизводства позволяет эффективно выстроить бухгалтерский, налоговый и управленче-ский учет в коммерческой организации, быстро реагировать на изменения внутренней и внешней среды организации, эффективно управлять кадрами и установить с сотрудниками предприятия обратную связь. От грамотного процесса делопроизводства во многом зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних структур коммерческой организации. С про-цессом делопроизводства должны хорошо быть ознакомлены все сотрудни-ки организации, поскольку они непосредственным образом связаны с про-цессом документирования.
Делопроизводство требует грамотную организацию потоков докумен-тации. Так, можно обозначить три потока документации:
- входящие документы, под которыми подразумеваются все докумен-ты, созданные на различных видах носителях в других компаниях или госу-дарственных органах власти и поступающие от различных субъектов право-отношений. К такой документации могут быть отнесены письма, предложе-ния, рекомендации, счета и прочие документы. Важно подчеркнуть, что требуется четкий процесс управления потоком входящих документов, что требует своевременной регистрации поступающего документа с присвоени-ем его номера и даты, последующей передачи данного документа по назна-чению, регистрацией принятия данного документа в работу, обязательной отметки о его исполнении или принятых мерах для его реализации, и пере-дачи документов в архив;
- путь исходящей документации определяется стандартами и правила-ми работы с документами и их видами. Как правило, процесс создания до-кумента начинается с секретаря. После создания документа уполномочен-ным лицом он передается руководству для подписи и согласования, а в по-следующем отправляется во внешние инстанции. Для организации надле-жащей работы с исходящими документами руководитель предприятия назначает ответственных лиц, в роли которых зачастую выступает офис-менеджер, секретари, бухгалтеры и прочее работники организации;
- организация потоков внутренних документов в делопроизводстве. Как правило в крупных фирмах имеется большой поток внутренних доку-ментов. Если в организации работа с этими документами ведется формаль-но, часть из них может затеряться на различных этапах движения докумен-та. Основная задача делопроизводства в данном случае заключается в том, чтобы сократить путь движения документа и избежать его утрату. Основная ответственность за надлежащую организацию делопроизводства возлагается на руководителя предприятия. Ответственность за документы корпоратив-ного управления возлагается на совет директоров или председателя, а также секретарей.
Процесс управления делопроизводством состоит из нескольких эта-пов, которые отражены на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 – Этапы управления документооборотом в управлении коммер-ческой организацией
Управление делопроизводством в управлении коммерческой организа-цией должно осуществляться с использованием системного подхода, кото-рый предполагает защиту и сохранение документов в качестве доказатель-ства действий.
.................
8. Абрамов, Н.М. Инновации в управлении электронным докумен-тооборотом организации / Н.М. Абрамов, Е.Ю. Комлева // Управление со-временной организацией: опыт, проблемы и перспективы. - 2022. - № 9. - С. 69-74.
9. Агаев, Р.В. Современные проблемы документооборота и дело-производства / Р.В. Агаев // Наукосфера. - 2023. - № 11-2. - С. 239-243.
10. Арасланова В.А. Системы информационно-документационного обеспечения управления в современном информационном обществе / В.А. Арасланова, Е.С. Бурмистрова // Современные социально-экономические процессы: проблемы, закономерности, перспективы. - Пенза, 2022. - С. 155-171.