Выдержка из работы:
ВВЕДЕНИЕ
В условиях цифровой трансформации экономики, усложнения договорных связей, роста объема управленческой, кадровой, финансовой, технической и проектной документации архив предприятия перестает рассматриваться как вспомогательное хранилище завершенных дел и приобретает значение полноценного элемента системы управления. Для коммерческой организации архив выполняет не только функцию хранения документов, но и обеспечивает правовую защищенность хозяйственной деятельности, подтверждение обязательств перед контрагентами, сохранность кадровых сведений, преемственность управленческих решений, доказательственную базу при проверках и судебных спорах, а также сохранение корпоративной памяти. Особенно значимой эта проблема является для организаций проектно-сервисного профиля, в деятельности которых одновременно обращаются договорные, технические, сметные, кадровые, бухгалтерские и электронные документы, имеющие различные сроки хранения и неодинаковые требования к режиму доступа и условиям сохранности.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена несколькими обстоятельствами. Во-первых, современное архивное дело на уровне организаций развивается в условиях обновления нормативной базы. Существенное значение для практики архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях имело принятие приказа Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердившего новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
………………………..
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1. Архив предприятия в системе управления: сущность, функции и нормативное регулирование
Архив предприятия в современном понимании представляет собой не просто место хранения завершенных дел, а специализированный элемент системы управления документами, обеспечивающий организацию хранения, учета, использования и отбора документов в течение установленных сроков, а в необходимых случаях - подготовку их к передаче на государственное или муниципальное хранение либо к уничтожению в установленном порядке [29]. Такой подход соответствует современному пониманию жизненного цикла документа и идее непрерывности управления документами от момента создания до завершения срока хранения, что последовательно обосновывается в современной научной литературе [8].
Сущность архива предприятия раскрывается через его управленческую и правовую природу. С одной стороны, архив является инфраструктурной подсистемой документационного обеспечения управления, поскольку именно в архиве концентрируется завершенная документированная информация, имеющая значение для подтверждения фактов деятельности, защиты прав организации и ее работников, анализа принятых решений и воспроизводства информации в будущем [10]. С другой стороны, архив выступает средством обеспечения законности и доказательности хозяйственной деятельности, так как многие документы предприятия должны храниться в течение длительных сроков и могут быть востребованы при проверках, аудите, трудовых спорах, налоговом контроле, судебных разбирательствах и взаимодействии с контрагентами [34].
Для коммерческой организации архив особенно важен как средство обеспечения устойчивости бизнес-процессов. Если текущий документооборот обеспечивает оперативное управление, то архив выполняет функцию сохранения результатов управленческой деятельности, договорных отношений, кадровых решений, финансовых обязательств, технических и проектных разработок. Следовательно, архив предприятия включен в систему управления не на завершающей, а на сквозной основе. Это подтверждается и современными подходами к нормативному регулированию, в которых все более отчетливо прослеживается связь между делопроизводством, электронным документооборотом, оперативным хранением и архивом [27].
В научной и методической литературе выделяются несколько ключевых функций архива предприятия. Прежде всего это функция сохранности документов. Она предполагает создание условий, исключающих утрату, повреждение, несанкционированное уничтожение, подмену или искажение документов. Сохранность обеспечивается не только оборудованием архивохранилища, но и системой учета, режимом доступа, соблюдением сроков хранения и технологией передачи дел в архив [27]. Вторая функция связана с учетом документов. Архив должен обеспечивать регистрацию и систематизацию поступающих дел, формирование описей, использование номенклатуры дел, отражение движения документов и дел, а также контроль их наличия. Третья функция состоит в организации использования архивных документов. Документы должны быть не просто сохранены, но и доступны в установленном порядке для внутренних пользователей предприятия и, при наличии правовых оснований, для внешних запросов. Четвертая функция выражается в проведении экспертизы ценности документов и подготовке решений по дальнейшему хранению либо уничтожению. Пятая функция имеет информационно-аналитический характер и проявляется в том, что архив позволяет восстановить хронологию деятельности организации, подтвердить исполнение обязательств и использовать накопленные документы в целях управленческого анализа, подготовки отчетности, защиты интересов организации [27].
.......................
16. Бороздина, А. Г. Базы данных как объект экспертизы ценности документов / А. Г. Бороздина // Режим доступа. - URL: https://cyberleninka.ru/article/n/bazy-dannyh-kak-obekt-ekspertizy-tsennosti-dokumentov (дата обращения: 02.05.2026).
17. Бороздина, А. Г. Перечни документов со сроками хранения и номенклатуры дел как средство управления документами / А. Г. Бороздина // Вестник ВНИИДАД. - 2022. - № 1. - С. 43–53.
18. Бороздина, А. Г. Специфика организации хранения и учета «гибридных» дел / А. Г. Бороздина // Вестник ВНИИДАД. - 2021. - № 2. - С. 27–36.