Выдержка из работы:
Введение
Современный мир характеризуется экспоненциальным ростом объемов информации. В этой связи, эффективное управление документацией становится критически важным аспектом деятельности любой организации, независимо от ее масштаба и формы собственности. Грамотное организованное хранение документов, их своевременная передача в архив, являются не просто формальным требованием, а необходимым условием обеспечения безопасности, юридической защиты интересов, преемственности и устойчивого развития организации.
……………………………..
1. Роль и значение архивного хранения документов в современной организации
Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе .
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа:
Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.
Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
Документ (документированная информация) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности .
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Архивный документ - в РФ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Архивный документ - понятие, как известно, сформулированное на законодательном уровне. По своей содержательной сути он является многофункциональным информационным объектом, который имеет множество общественно значимых функций. Во-первых, архивные документы - это средство управления социальными, политическими, идеологическими и любыми иными общественными процессами; в них фиксируется воля определенных общественных структур и персон; через эти текстовые регуляторы, начиная с законов и кончая свидетельствами о рождении, реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Во-вторых, архивные документы служат как бы каркасом мировой геополитики: они фиксируют границы между государствами, правовые основания деятельности союзов государств и надгосударственных объединений, правила международной торговли, регулируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.
……………………………..
Список использованной литературы
1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации». – URL : https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_510883/ (дата обращения 08.01.2026). – Текст: электронный.
2. Приказ Росархива от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022 N 67095). – URL : https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_510883/ (дата обращения 08.01.2026). – Текст: электронный.
……………………………..