Содержание:
Тема «Оформление личного дела работника»
1. Оформить бланки документов, которые используются при формировании и оформлении личного дела работника (обложка, внутренняя опись, журнал регистрации личных дел и пр.). Не использовать бланки и формы документы, которые регламентируются Постановлением Госкомстата.
1. Обложка личного дела
Внешний вид: Плотный картон, желательно с ламинацией для долговечности.
Информация на обложке:
? Наименование организации (полное, как в учредительных документах)
? Полное наименование подраздления (если есть)
? ФИО работника (полностью, в родительном падеже: Личное дело Ивановой Анны Петровны)
? Номер личного дела. Важно продумать систему нумерации: сквозная, по отделам, с использованием года начала ведения и т.д. Например, ЛД-01/2025 (Личное Дело №1, заведено в 2025 году)
? Даты начала и окончания ведения личного дела (например, "Начато: 01.01.2025", "Окончено: __")
? Место для штампа/указания "Архив" после закрытия личного дела.
2. Внутренняя опись документов личного дела
Формат: Таблица. Первый лист должен быть вложен сразу после обложки.
№ Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.
Содержание таблицы:
? Порядковый номер
? Дата документа
? Наименование документа (максимально конкретное, например, "Заявление о приеме на работу", "Копия паспорта (страницы 2-5)", "Трудовой договор №12 от 15.01.2025", "Должностная инструкция", "Копия диплома о высшем образовании")
? Количество листов в документе
? Примечание (например, "Подлинник", "Копия, заверена", "Электронная скан-копия")
Заполнение: Опись заполняется по мере поступления документов в личное дело. Графы заполняются аккуратно.
Итоговая запись: В конце описи указывается общее количество документов и количество листов в личном деле (цифрами и прописью).
? Например: "Всего в личном деле содержится 25 (двадцать пять) документов на 50 (пятидесяти) листах."
Подпись: Внутренняя опись подписывается сотрудником кадровой службы с указанием должности и даты. Необходимо оставить поля для подписи при каждом внесении изменений в опись.
3. Журнал регистрации личных дел
Формат: Таблица в журнале (можно вести в электронном виде).
Содержание таблицы:
? Порядковый номер (соответствует номеру личного дела)
? Номер личного дела (соответствует номеру на обложке)
? ФИО работника
? Дата начала ведения личного дела
? Должность работника
? Дата окончания ведения личного дела (дата увольнения) - заполняется при закрытии личного дела.
? Примечание (для особых отметок, например, "Передано в архив")
……………………………………