Выдержка из работы:
Введение
Ежедневно в каждой организации создается множество документов разных сроков хранения. Необходима четкая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск. С целью обеспечения сохранности документов организации проводят упорядочение документов, образовавшихся в их деятельности.
Актуальность данной работы обусловлена тем, что правильное составление и формирование описания дел является неотъемлемой частью успешного существования организации. Именно описание позволяет отслеживать перемещение документации, организовывать оформление документов и контролировать ее местонахождение.
Опись дел — это архивный справочник, систематизирующий и раскрывающий состав и содержание документов. Она формируется на основе группировки документов в дела и состоит из описательных статей, итоговой записи и справочного аппарата. Процесс формирования дел — это группировка исполненных документов в дела, а их оформление включает переплет, заверительные листы и нумерацию листов для подготовки к передаче в архив. Опись раскрывает состав и содержание документов, а также закрепляет их систематизацию внутри архивного фонда.
……………………………………..
КР-2068046-46.02.01-номер задания-год Лист
5
Изм Лист № документа Подпись Дата
1 Теоретические основы описи дел
1.1 Понятие и назначение описи дел
Опись — важная составляющая архивного дела. На основании содержащихся в ней сведений впоследствии будет определяться срок хранения, осуществляться поиск необходимой информации, выделение к утилизации и другие процедуры с архивными документами. Если опись составлена неправильно, работа с бумагами будет затруднена, а при архивных проверках такие ошибки повлекут за собой административную ответственность.
Существует специальная форма, в соответствии с которой составляется опись дел. Обязательно должен присутствовать титульный лист, а если необходимо – то и подтитульный, на котором перечисляются все изменения в подчиненности и названии организации. Также составляется оглавление, предисловие, представляющее собой подобие исторической справки, список сокращенных терминов и указатели. Законченная опись должна быть утверждена основным лицом организации, а затем согласована с экспертной комиссией.
Опись документов, отправленных на архивное хранение, представляет собой совокупность годовых разделов. Она составляется отдельно для дел временного и постоянного периода сохранности, документов, которые являются специфическими для данного производства, дел по личному составу, ведомственных изданий служебного типа. Описательная статья содержит в себе информацию о каждом деле.
Опись дел включает в себя сведения:
• нумерацию;
• тип документов;
• содержание — перечисление всех находящихся в деле бумаг;
• установленный срок хранения;
• категорию.
Помимо реквизитов документов, учитываются особенности их хранения (определение дела к постоянному или временному нахождению в архиве). В дальнейшем эта информация может быть использована в различных целях – например, для выдачи справок, решения спорных вопросов и т.д.
Содержание архивной описи дел, её вид зависят от того, какие документы и дела в нее включают. Для разных видов дел и документов предусматривают разные виды архивных описей.
Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации.
КР-2068046-46.02.01-номер задания-год Лист
7
Изм Лист № документа Подпись Дата
Описи действительно удобны, потому что в них:
- год за годом учитываются все дела, находящиеся на хранении в архиве организации;
- представлена полная информация о каждой единице хранения (крайние даты, количество листов, срок хранения);
- каждой единице хранения присвоен уникальный идентификатор (архивный шифр).
……………………………………..
Список использованных источников
Нормативные правовые акты
1 Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) – Доступ Консультант Плюс. – Текст: электронный
2 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.09.2025) - Доступ Консультант Плюс. - Текст: электронный
3 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 - ФЗ (ред. от 24.06.2025) «О персональных данных» - Доступ Консультант Плюс. - Текст: электронный
4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации» - Доступ Консультант Плюс. - Текст: электронный
……………………………………..